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Outils et idées en gestion des ressources humaines

Vous trouverez ci-dessous une panoplie d’outils et d’idées que vous pouvez utiliser pour gérer vos ressources humaines. Certains outils présentés ici prennent plus de temps que d’autres à mettre en place. À vous de choisir lesquels conviennent le mieux à votre situation et répondent à vos besoins.

Il est important de noter que certains formulaires ou documents sont présentés à titre d’exemple et doivent être adaptés à la situation de votre entreprise selon les postes offerts, le type de tâches et l’environnement de travail.

Outils RH

Recrutement
  • Adapter les moyens utilisés aux besoins recensés (profil/personnalité/compétences recherchés chez le candidat)
  • Stages
  • Emplois d’été
  • Emplois temporaires
  • Portes ouvertes d’entreprises
  • Conférences de presse
  • Articles dans les magazines, conférences des dirigeants
  • Participation à des émissions de radio ou de télévision
  • Commanditer des événements (par exemple dans les écoles)
  • Journaux
  • Autobus
  • Panneaux publicitaires
  • Agences de chasseurs de tête
  • Utiliser les médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn)
  • Site Web d’entreprise avec une section carrières
  • Prise de curriculum vitae, réseau de contact, etc.
  • Agences de recrutement
  • Faire des efforts sur le recrutement à l’interne
  • Placement en ligne Emploi-QuébecCe lien ouvrira une nouvelle fenêtre et vous mènera dans un autre site.
Sélection
Image et réputation
Culture organisationnelle
  • Diagnostic
  • Culture organisationnelle clairement établie
  • Accentuer la transmission de valeurs collectives et donner un sens au travail à travers la promotion de la mission, de la vision et des valeurs fondamentales (distribuer des dépliants, mettre des affiches, tenir des réunions, etc.)
  • Aborder, décrire, expliquer la culture organisationnelle lors de la présentation de l'entreprise au nouvel employé
Communication et participation
  • Communication ouverte de haut en bas et de bas en haut
  • Choisir le bon style de communication (courriel, papier, direct, etc.)
  • Adapter son langage en fonction du public
  • Communication claire, concise, précise et honnête
  • Impliquer les employés dans la prise de décision
  • Effectuer des suivis (vérifier l'atteinte des objectifs établis au plan de communication)
  • Être réellement intéressé et ouvert aux suggestions, commentaires, etc. des employés
  • Accessibilité aux canaux de communication (boîte de suggestions, etc.)
  • Focus groups
  • Comités de travail
  • Réunions hebdomadaires
  • Boîtes de suggestions
  • Réunion de direction élargis donnant lieu à des échanges d'information significatifs
  • Augmenter la fréquence des rencontres entre unités administratives pour améliorer la vision transversale que les employés ont de leur organisation
  • Écouter les idées des employés et utiliser l'expertise des plus expérimentés
  • Mettre à la disposition des employés des programmes d'expression
  • Publication d'un journal interne
  • Rencontre annuelle de la direction avec les employés
  • Prendre le temps requis
  • Aller vers les employés au lieu d'attendre qu'ils viennent à vous
  • Ne pas manifester de comportement rigide laissant croire à un manque de temps/intérêt/ouverture pour la conversation
Gestion de la diversité
  • Diagnostic (évaluer l'état de la situation, questionner les employés, évaluer les pratiques implantées à ce jour concernant la diversité, évaluer les besoins. Cela peut se faire, entre autres, par l'entremise de sondages aux employés.)
  • Mettre l'emphase sur le collectivisme
  • Encourager les interactions
  • Promouvoir l'inclusion
  • Manifester du respect
  • Éviter les jugements et les stéréotypes
  • Ne pas abaisser les critères DE BASE pour un emploi
  • Ne pas croire que la force physique représente une limite au recrutement des femmes (les avancées technologiques résultent en de nouveaux équipements)
  • Engagement de la haute direction
  • Créer un comité de diversité
  • éducation/formation ; sensibiliser les employés à la diversité
  • Communication du changement à grande échelle
  • Suivis fréquents (qualitatifs et quantitatifs)
  • Donner l'exemple en étant ouvert
  • Conciliation travail-famille-études
  • Mise en place d'un comité (femmes)
  • Offrir des stages aux personnes handicapées
  • Informer l'équipe de l'arrivée du travailleur ayant un handicap visible (après avoir obtenu l'accord de l'employé au préalable)
  • S'assurer que l'espace de travail est convenable (par exemple, si le travailleur est en chaise roulante, il ne devrait pas y avoir d'obstacles)
  • Prendre le temps de discuter avec l'employé pour bien cerner ses besoins
  • Retraite progressive
  • Réserver une enveloppe budgétaire pour les adaptations
  • S'assurer de la collaboration et de l'implication des gestionnaires
  • Ajuster les processus de sélection sans pour autant diminuer les critères de base requis ; le but est plutôt d'accommoder les personnes handicapées en fonction de leurs limitations
  • Ouverture
  • Empathie
  • Champions de la diversité
  • élaboration d'une politique organisationnelle englobant la diversité culturelle
  • Plan de communication interne
  • Écoute
  • Éviter de trop en faire, le but est de mettre l'employé sur un pied d'égalité (handicapés)
  • Créer un comité consultatif composé d'employés ayant des handicaps
  • Cibler et former des employés clés à propos de l'intégration des travailleurs handicapés
  • Suivi six mois après l'embauche (handicapés)
  • Être à l'écoute
  • Analyse diagnostic (recrutement, intégration, accès à la formation, conditions de travail, promotions)
  • Développement d'un plan d'action basé sur les conclusions du diagnostic
  • Investissement dans l'adaptation des équipements (pour les femmes)
  • Mise en place, en collaboration avec une ressource spécialisée en main-d’œuvre féminine, d'un projet pilote de transfert de compétences
  • Techniques d'aménagement du temps de travail (travailleurs expérimentés et handicapés)
  • www.emploiquebec.gouv.qc.ca/entreprises/recruter/aide-financiere-a-lembauche/
  • Combattre les stéréotypes traditionnels à l'égard des travailleurs âgés (inaptes à l'utilisation de TIC, peu productifs/flexibles/motivés, résistants aux changements,
  • souvent absents, etc.) via la communication efficace
  • Comité santé et sécurité qui tient compte des besoins de la main-d’œuvre féminine
  • Collaboration, au besoin, avec une ressource en employabilité pour femmes afin d'assurer une intégration réussie
  • Formation continue
  • Élaboration d'un plan d'accès à l'égalité et déploiement d'importants efforts de communication pour bien le faire comprendre
  • Stratégies de recrutement visant les centres de formation professionnelle et technique et les comités sectoriels
  • Visites de votre entreprise par des groupes d'étudiantes et de femmes en recherche d'emploi
  • Témoignage, lors d'une visite de votre entreprise, d'une travailleuse exerçant un emploi non traditionnel
  • Kiosque lors de salons de l'emploi et présence au kiosque de travailleuses en costume de travail et prêtes à répondre à des questions
  • Outils promotionnels représentant la mixité de la main-d’œuvre sans division sexuelle des postes
  • Jumelages d'un jour offerts à des étudiantes
  • Stages offerts à des femmes
  • Emplois d'été offerts à des femmes
  • Faire appel au CIME (coaching, accompagnement en transfert de compétences, formation en équipes mixtes, etc.)
  • Faire mention d'une ouverture aux travailleurs âgés lors de composition d'offres d'emploi sur le site Emploi-Québec
  • Collaborer avec des organismes pour personnes handicapées (écoles, SEMO Mauricie, centres de réadaptation, etc.).
  • L'OPHQ (Office des personnes handicapées du Québec) offre des services de consultation et d'accompagnement.
  • Recrutement à l‘international
  • Trousse Diversité
  • Aide gouvernementale
Climat de travail
  • Favoriser l'utilisation de compétences multiples
  • Donner l'occasion d'effectuer un processus complet
  • Donner un travail ayant une signification ; un impact sur la vie/le travail des autres
  • Donner l'occasion à l'employé de planifier son propre travail
  • Accessibilité des ressources (équipements adéquats, technologies récentes et intéressantes, budgets nécessaires, temps, etc.)
  • Défis
  • Variété
  • Charge de travail raisonnablement exigeante
  • Apprentissage continu
  • Autonomie/marge discrétionnaire
  • Reconnaissance
  • Soutien
  • Contribution sociale
  • Activités de perfectionnement
  • Possibilité d'avancement
  • Travail utile
  • Objectifs et attentes claires (bien les identifier pour ensuite les communiquer)
  • Esprit d'équipe (contacts, coopération, collaboration)
  • Salaire suffisant
  • Degré de liberté adéquat
  • Prôner le respect dans le milieu de travail
  • Encourager la prise d'initiatives
  • Environnement sain et sécuritaire
  • Reconnaissance des compétences/résultats
  • Soutenir le développement d'un sentiment d'autodétermination et la prise d'initiative
  • Incarner un modèle à suivre / Faire preuve de charisme
  • Transmettre une vision claire
  • Agir de façon sincère
  • Offrir de la reconnaissance à ceux qui performent
  • Garder en tête la notion de justice lors de la prise de décision et des interactions avec l'employé (justice organisationnelle)
  • Compétences de prise de décision du superviseur adéquates
  • Chances d'être défendu par le superviseur
  • Reconnaître le potentiel
  • Aider l'employé à résoudre ses problèmes
  • Favoriser les échanges entre collègues (dîners collectifs, réunions, permettre la communication virtuelle entre employés, multiplier les occasions, encourager ces comportements en prônant par l'exemple, etc.)
  • Sécurité d'emploi
  • Rôle clairement défini
  • Promotion de la santé
Formation et développement
Appréciation du rendement
  • Éviter les erreurs courantes :
    • Évaluer les performances à la fin d'un projet plutôt que tout au long du processus
    • Comparer les employés les uns avec les autres
    • Oublier que l'évaluation vise l'amélioration et non le blâme
    • Penser que le formulaire d'évaluation est une application objective/impartiale
    • Utiliser l'évaluation du rendement seulement pour déterminer les salaires
    • Annuler ou reporter la rencontre d'évaluation
    • Surprendre les employés au cours de l'évaluation
    • Penser que tous les salariés, qu'importe leur poste, devraient être évalués exactement de la même manière en utilisant les mêmes procédures
    • Ne traiter que les symptômes et oublier de s'attarder aux causes profondes
    • Basé l'évaluation sur des perceptions ou des événements isolés
    • Faire allusion à la personnalité (à moins d'exceptions)
  • Feedback 360 degrés
  • Faire un suivi ; récompenser
  • Donner la rétroaction le plus rapidement possible après l'événement
  • La rétroaction doit être constructive
  • Encourager les échanges avec l'employé en cours d'évaluation
  • Débuter avec du positif, dire le négatif, puis terminer sur une note positive
  • Le degré de réalisation du mandat confié au départ sert de base à l'évaluation de la performance de l'employé.
  • Les contraintes éventuelles sont repérées et prises en compte par les usagers avant, pendant et après l'évaluation.
  • Le formulaire d'évaluation est un instrument de gestion servant de guide aux usagers dans l'amélioration continue de la performance.
  • Les suites de l'évaluation sont basées sur une analyse exhaustive, par les usagers, des facteurs à l'origine de la performance.
  • L'évaluation s'adresse prioritairement aux employés performants.
  • Les dirigeants appuient concrètement et visiblement l'évaluation en étant eux-mêmes des usagers.
  • L'évaluation est considérée comme un outil privilégié pour faciliter la mise en oeuvre de la stratégie de l'entreprise.
  • Les individus et les groupes disposent de mandats clairs et exigeants.
  • Le superviseur et les employés sont des partenaires.
  • Le mode d'évaluation est un outil de gestion conçu pour et par les usagers avec l'appui des professionnels en ressources humaines.
  • L'évaluation est un processus continu de clarification des attentes, de soutien, de suivi et de développement.
  • L'employé dispose d'une rétroaction exhaustive de sources diversifiées ayant chacune leur perspective.
  • Le superviseur est un coach qui mobilise et épaule chaque employé et son équipe en vue d'une performance optimale.
  • Le superviseur est un coach qui confronte les employés problèmes et qui reconnaît les contributions de façon tangible et intangible.
  • Ne pas utiliser d'approches punitives
  • Ne pas fixer d'objectifs irréalistes
  • Utiliser la solution complète de processus d'évaluation du rendement mise à votre disposition par l'Ordre des CRHA pour la mise en place d'un processus structuré et adéquat
Conciliation travail-famille-études
  • Coffre à outils (NOUVEAUTÉ)Ce lien ouvrira une nouvelle fenêtre et vous mènera dans un autre site.
  • Faire un diagnostic (évaluer les pratiques en conciliation travail-famille-études déjà présentes, évaluer les besoins des employés en ce sens, évaluer les pratiques
  • qui pourraient attirer des candidats souhaités (par exemple les étudiants)
  • Être à l'écoute
  • Communication fréquente, ouverte et transparente
  • Mobiliser les employés autour de la démarche (communiqués, discours, etc.)
  • Cohérence discours vs. actions
  • Sensibiliser les employés
  • Soutien de la direction et des superviseurs
  • Culture appuyant l'équilibre travail-famille-étude
  • Flexibilité
  • Mesures personnalisées à la réalité de l'organisation et des employés
  • Effectuer un suivi en prenant la rétroaction
  • Vérifier l'adéquation entre les besoins et les mesures proposées
  • Mettre en place des indicateurs de rendement sur investissement (satisfaction des employés, taux de roulement, etc.)
  • Aménagement du temps de travail
  • Télétravail/travail à domicile
  • Horaire variable
  • Semaine de travail comprimée volontaire
  • Réduction du temps de travail
  • Horaire spécial pour la période estivale
  • Partage de temps partiels
  • Accumulation d'heures pour usage futur/heures annualisées
  • Congés et avantages sociaux
  • Banque de congés personnels
  • Congés à traitements différés
  • Congés sabbatiques
  • Régimes complémentaires de congés parentaux
  • Congés mobiles
  • Soutien partiel des coûts de service de garde
  • Soutien partiel des coûts d'inscription à des centres sportifs/activités récréatives
  • Congés payés pour assumer des responsabilités d'ordre familiales/parentales
  • Paiement de frais relatifs aux études
  • Service de garde en milieu de travail
  • Régimes de retraite progressive
  • Services aux employés
  • Programmes d'aide aux employés (PAE)
  • Services d'information et de référence
  • Journée de la famille
  • Services alimentaires
  • Services à domicile
  • Transport
  • Norme BNQ 9700-820 (2010), certification conciliation travail-famille
Rémunération globale
Importance des pratiques
Modèles de documents téléchargeables
Recueil des bonnes pratiques en GRH