Accès aux documents

Le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels oblige les organismes publics à diffuser certains documents dans leur site Internet. Cette obligation s'inscrit dans la volonté du gouvernement d'offrir plus de transparence aux citoyens. Vous trouverez dans le site Internet ministériel les documents que le Ministère diffuse pour respecter ce règlement. Ils ont été déposés avec les documents de même nature déjà publiés ou associés à l'information déjà diffusée sur les thèmes abordés par ces documents. Certains documents se trouvent dans la section Ministère (organigramme, lois et règlements, contrats et engagements financiers, directives, politiques…). D'autres documents se trouvent au premier niveau du menu de navigation (programmes et mesures, statistiques, formulaires, publications…).

Voici les documents spécifiques à la Loi sur l'accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels :

• Plan de classification des documents (PDF , 92 Ko)
• Documents transmis dans le cadre d'une demande d'accès à l'information
• Inventaire des fichiers de renseignements personnels
• Registre des communications de renseignements personnels
  • Volet 1 - Communications de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, effectuées en vertu des articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès (PDF , 204 Ko)
  • Volet 2 - Utilisations secondaires des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, effectuées en vertu de l'article 65.1 de la Loi sur l'accès (PDF , 24 Ko)
  • Volet 3 - Ententes de collecte de renseignements personnels conclues en vertu de l'article 64, alinéa 2, de la Loi sur l'accès (PDF , 24 Ko)

Transmission de renseignements personnels

Vous devez éviter de transmettre des renseignements personnels par courrier électronique. Pour des raisons de sécurité, n'indiquez jamais de coordonnées personnelles dans un message, en particulier votre numéro de dossier ou votre numéro d'assurance sociale.
Si vous choisissez tout de même de nous transmettre de l'information personnelle par courrier électronique, nous n'utiliserons que l'information requise pour donner suite à votre message ou pour y répondre.

Collecte et utilisation

Conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, lorsque le Ministère vous demande un renseignement personnel, il doit d'abord s'assurer de la nécessité de recueillir ce renseignement. De plus, la personne qui communique avec vous doit s'identifier et vous informer :

• du nom et de l'adresse de l'organisme public au nom de qui la collecte est faite;
• des fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli;
• des catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
  du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
• des conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d'un refus de répondre à la demande;
• des droits d'accès et de rectification prévus par la loi.

Les renseignements personnels ainsi recueillis ne sont accessibles qu'aux seules personnes autorisées à les recevoir au sein du Ministère et ces personnes n'y accèdent que lorsque ces renseignements sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Les renseignements personnels ne sont communiqués à un autre organisme que dans les cas et aux conditions prévus par la Loi.

Droits d'accès et de rectification

Conformément à la Loi, vous pouvez demander une copie des documents administratifs détenus par le Ministère ou une copie des renseignements personnels que le Ministère a recueillis sur vous. La Loi s'applique à tous les documents que le Ministère détient dans l'exercice de ses fonctions, et ce, peu importe leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Pour obtenir une copie des documents qui vous intéressent, vous devez en faire la demande à la responsable ministérielle de l'accès et de la protection des renseignements personnels. La demande doit être suffisamment précise pour permettre au Ministère de repérer les documents désirés. Vos demandes doivent être adressées à :

Si vous constatez que des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou incomplets ou si vous estimez qu'ils ont été recueillis, conservés ou communiqués sans droit, vous pouvez, de la même façon, en demander la rectification ou la destruction.

La responsable doit répondre dans un délai de 20 jours suivant la date de réception de la demande d'accès ou de rectification. Dans certains cas, le délai peut être prolongé de 10 jours. La responsable peut, conformément à la Loi, refuser l'accès à un document en totalité ou en partie. Dans ce cas, la décision de la responsable précisera le motif de refus et informera le demandeur de ses recours.

Important – Une personne n'a pas à invoquer la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de l'information, poser des questions ou signaler un changement. Il lui suffit de s'adresser à l'un des points de service à la clientèle.